А какие методы и этапы вы используете для завершения проекта? Читали когда-нибудь о фреймворках типа Kanban или Scrum? Скорее всего вы ни одного не используете в вашей команде. Вот здесь почитайте о них
https://leadstartup.ru/db/scrum-kanban-difference По вашим словам я вижу, что есть незавершенные действия. Я бы вам посоветовал изучить именно Kanban, составлять конкретный список задач и выполнять их по приоритету